La présente Politique de confidentialité est en vigueur à compter du 1^er  jour d’avril 2022 et peut être actualisée de temps à autre. Nous vous invitons à consulter le site Web indiqué ci-dessous périodiquement pour en vérifier la situation.

CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EST DISPONIBLE EN LANGUE FRANÇAISE ET EN LANGUE ANGLAISE SUR NOTRE SITE WEB À WWW.SERENEACCOUNTING.COM.

THIS PRIVACY POLICY IS AVAILABLE IN THE ENGLISH AND FRENCH LANGUAGES AT OUR WEBSITE WWW.SERENEACCOUNTING.COM.

Comptabilité Serene Incorporée (Serene, nous, notre ou nos ) est un cabinet d’expertise comptable dématérialisé (dans le nuage) offrant des services comptables aux petites et moyennes entreprises. Les services que nous proposons comprennent des missions de compilation, la fiscalité, la tenue de livres, la taxe de vente, la paie et d’autres services semblables (les services). Nous reconnaissons l’importance du caractère confidentiel et de la protection des renseignements personnels (tels qu’ils sont définis ci-après). Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels de façon responsable. Nous nous efforcerons aussi d’être aussi ouverts et transparents que possible sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos services, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques  (LPRPDE) et aux lois du Québec, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé  et toute autre loi applicable (la législation). Notre Politique de confidentialité est régie par les principes énoncés ci-après.

DÉFINITIONS

Collecte  – acte de recueillir, de rassembler, d’acquérir, de recevoir ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris de sources tierces, par quelque moyen que ce soit.

Consentement  – accord volontaire avec ce qui est fait ou ce que l’on propose de faire. Le consentement peut être exprès ou implicite. Le consentement exprès peut être donné de manière explicite, soit oralement, soit par écrit.

Divulgation  – mise à disposition ou communication des renseignements personnels à des personnes ou entités autres que Serene.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)  - évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de notre système d’information ou de la prestation de services électroniques mettant en jeu la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.

Fins  – les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis à votre sujet sont définies plus précisément dans le principe 2 ci-dessous.

Renseignements personnels  – renseignements sur une personne identifiable précise, quelle qu’en soit la forme, y compris, par exemple, le nom, la date de naissance et l’adresse.

Principe 1 : Responsabilité
Serene est responsable des renseignements qu’elle recueille ou qui sont sous son contrôle. Serene veillera au respect de la législation, le cas échéant, notamment en étant responsable de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels, en répondant aux demandes de renseignements sur les pratiques en matière d’information et en donnant suite aux demandes d’accès ou de correction des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.

Serene est responsable des renseignements en sa possession ou sous sa garde, y compris des renseignements qui ont été transférés à un tiers pour traitement. Nous utiliserons des moyens contractuels ou autres pour fournir un degré de protection comparable pendant que les renseignements sont consultés ou traités par ce tiers. Pour vous fournir les services, Serene fera appel à des prestataires de services qui assureront des services pour le compte de Serene, tels que la conservation et le traitement des renseignements personnels. Serene fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les fournisseurs de services tiers assurent la protection des renseignements personnels conformément à la législation, le cas échéant. Nous effectuerons des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate et nous modifierons nos pratiques en conséquence si des lacunes sont découvertes.

Serene mettra en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet aux principes, notamment :

• l’établissement de procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements;
• l’établissement de procédures pour recevoir et répondre aux demandes d’accès et de correction concernant vos renseignements personnels; et
• l’examen régulier de la présente politique de confidentialité et des autres procédures relatives à la protection des renseignements personnels, la réalisation et l’examen régulier des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la mise en place d’un cadre pour la conservation et la destruction des renseignements personnels et la définition des rôles et responsabilités de notre personnel en ce qui concerne les renseignements personnels.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte de renseignements
Serene recueille des renseignements personnels lorsque nous vous fournissons nos services. Nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants auprès de vous, entre autres :

• votre nom et vos coordonnées (y compris votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel et votre numéro d’assurance sociale);
• votre date de naissance;
• votre lieu de travail; et
• d’autres renseignements connexes qui peuvent être requis dans le cadre de la prestation des services.

Les fins pour lesquelles Serene recueille des renseignements personnels seront identifiées avant ou au moment de la collecte de ces renseignements. Serene recueille des renseignements personnels pour les fins suivantes :

• pour vous fournir nos services;
• pour vous identifier et communiquer avec vous lorsque vous demandez nos services;
• pour nous permettre de vous joindre et de maintenir la communication avec vous;
• pour répondre à vos demandes d’accès ou de correction
• pour planifier, administrer et gérer les activités internes de Serene;
• pour répondre à tout autre objectif permis ou exigé par la loi
• pour répondre à toute exigence légale ou réglementaire; et
• pour préparer toute documentation ou déclaration requise en votre nom dans le cadre des fins prévues.

Lorsque des renseignements personnels ont été recueillis et qu’ils doivent être utilisés ou divulgués à des fins qui n’ont pas été préalablement précisées, les nouvelles fins seront précisées avant leur utilisation ou leur divulgation. Votre consentement est requis avant que les renseignements puissent être utilisés ou divulgués à ces fins, sous réserve de certaines exceptions légales.

Nous pouvons utiliser des systèmes qui traitent automatiquement vos renseignements personnels pour certaines tâches et décisions afin d’accélérer le traitement des renseignements personnels pour répondre aux fins décrites.

Principe 3 : Consentement
Serene cherchera à obtenir un consentement éclairé pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, sauf lorsqu’il serait inapproprié d’obtenir votre consentement, et sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi.

Pour que les principes de consentement soient respectés, nous avons pris des mesures raisonnables pour nous assurer que vous êtes informé des fins pour lesquelles les renseignements sont utilisés et que vous comprenez ces fins. Une fois le consentement obtenu, il n’est pas nécessaire de le demander à nouveau, à moins que l’utilisation, les fins ou la divulgation ne changent.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels peut être donné de plusieurs façons, par exemple :

• par la signature d’un formulaire de consentement;
• verbalement par téléphone ou autrement, puis consigné par écrit;
• par courrier électronique;
• par correspondance écrite; ou
• dans un mandat ou un contrat de services et de la façon indiquée à la fin de la présente politique de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement sous réserve d’un préavis raisonnable, auquel cas nous cesserons de recueillir des renseignements personnels vous concernant, ce qui peut avoir une incidence sur les services que nous pouvons vous rendre en votre nom ou au nom de votre employeur.

Principe 4 : Limitation de la collecte de renseignements personnels
Serene peut recueillir des renseignements auprès de votre employeur. Serene limite la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour atteindre les fins décrites.

Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez expressément ou si la loi le permet ou l’exige.

Serene utilise et divulgue vos renseignements personnels à des prestataires de services qui l’aident dans ses activités, notamment en matière de comptabilité et de finance, d’audit, de droit, de services de conseil, de gestion de cabinet, d’organisation et de stockage des données de Serene ou de ses clients. Ces prestataires de services ne peuvent utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins prévues.

Serene a mis en place des protocoles pour la conservation des renseignements personnels. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et comme le permet ou l’exige la loi applicable. En ce qui concerne la destruction des renseignements personnels, Serene a adopté des procédures visant à garantir une destruction ou une anonymisation sécurisées conformément aux exigences légales.

Principe 6 : Exactitude des renseignements personnels
Serene s’efforce de faire en sorte que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils sont destinés. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision à votre sujet en ce qui concerne la prestation des services. Si vous estimez que les dossiers de Serene concernant vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous pouvez demander par écrit à Serene de corriger le dossier de la façon décrite ci-dessous.

Principe 7 : Mesures de protection des renseignements personnels
Serene prend des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute forme d’accès, de divulgation, d’utilisation ou de falsification non autorisée. Des mesures de protection organisationnelles, technologiques et physiques ont été mises en œuvre pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Vos renseignements personnels sont protégés par Serene, qu’ils soient consignés sur papier ou enregistrés sur support électronique. Serene conserve et détruit les renseignements personnels de façon sécurisée afin d’empêcher tout accès non autorisé aux renseignements, même pendant leur élimination et leur destruction.

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès à votre compte dans le cadre de nos services, mais il vous incombe de préserver le secret de votre nom d’utilisateur, de votre mot de passe et de tout autre renseignement relatif à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour nous assurer que nos employés sont conscients de l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées n’ont pas accès aux renseignements personnels que nous avons éliminés ou détruits.

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être traités et stockés sur des serveurs situés au Canada, en Europe, aux États-Unis ou ailleurs . Si les renseignements personnels sont traités ou stockés à l’extérieur du Canada, ils seront assujettis aux lois du territoire où ils sont traités ou stockés (selon le cas). Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part de gouvernements, de tribunaux ou d’organismes d’application de la loi dans ces territoires, conformément aux lois de ces territoires. Par exemple, les renseignements peuvent être partagés en réponse à des demandes ou requêtes légitimes des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays. Sous réserve des lois applicables dans ces autres territoires, nous déployons des efforts raisonnables pour nous assurer que des protections appropriées sont en place afin de maintenir des protections sur les renseignements personnels qui sont raisonnablement équivalentes à celles qui prévalent au Canada.

Nous prendrons les mesures qui s’imposent pour évaluer si les renseignements personnels recevront une protection adéquate conformément aux principes de protection des données généralement reconnus qui sont raisonnablement équivalents à ceux qui s’appliquent au Canada. Nous prendrons aussi des mesures pour atténuer les risques identifiés dans toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Principe 8 : Transparence en matière de confidentialité
Serene maintiendra des pratiques internes relatives à la gestion des renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité fournit une description générale de nos pratiques en matière d’information. Elle présente également nos coordonnées pour que vous puissiez nous poser des questions concernant l’utilisation de vos renseignements personnels, la façon dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels ou les corriger et une explication de la façon dont Serene recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels.

Principe 9 : Accès, correction et portabilité des renseignements personnels
Serene se conformera à la législation, le cas échéant, dans la mesure où elle définit votre accès et votre correction des données.

Vous pouvez demander la correction de vos renseignements personnels si vous pensez que ceux-ci comportent une erreur ou une omission.

Pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, vous devez envoyer une demande écrite. Votre demande écrite doit contenir suffisamment de détails pour permettre à Serene d’identifier et de repérer le dossier concerné. Pour accéder à vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous à l’adresse indiquée à la rubrique Coordonnées ci-dessous. Serene vous communiquera avec vous si votre demande est incomplète ou s’il lui faut plus de précisions concernant les renseignements auxquels vous voulez accéder. Serene devra également vérifier votre identité avant de traiter les demandes d’accès à vos renseignements personnels.

Une fois que les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ont été atteintes, nous détruirons, à votre demande, les renseignements personnels. Dans le cas où nous avons l’intention d’utiliser ces renseignements à des fins sérieuses et légitimes conformément à la législation, nous pourrions rendre ces renseignements anonymes. Vous pouvez nous demander de ne plus diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout hyperlien associé à votre nom qui donne accès aux renseignements si la diffusion contrevient à la loi ou à la décision d’un tribunal.

Portabilité  – À votre demande, nous confirmerons l’existence des renseignements personnels, nous vous les communiquerons et nous vous permettrons d’en obtenir une copie sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. Sauf en cas de difficultés pratiques importantes, les renseignements vous seront communiqués, à votre demande, dans un format technologique structuré couramment utilisé et seront communiqués, à votre demande, à toute personne ou tout organisme autorisé par la loi à recueillir ces renseignements.

Si vous souffrez d’un handicap, des aménagements raisonnables vous seront fournis sur demande pour vous permettre d’exercer les droits d’accès prévus par les présentes. Nous pouvons vous facturer un montant raisonnable pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements personnels, mais nous vous informerons du coût avant d’effectuer ce service.

Si nous refusons d’accéder à une demande en vertu des présentes, nous vous donnerons les raisons motivant ce refus.

Principe 10 : Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Vous pouvez contester la conformité de Serene aux principes auprès de la personne responsable de faire respecter les principes de Serene. Le nom et les coordonnées de la personne responsable seront mis à votre disposition sur demande. Nous avons prévu des procédures pour recevoir et répondre à vos plaintes ou demandes de renseignements. Pour déposer une plainte écrite, nous vous invitons à communiquer avec nous à l’adresse indiquée à la rubrique Coordonnées ci-dessous. Serene examinera chaque plainte écrite qui lui est adressée. Si une plainte est jugée justifiée, Serene prendra les mesures appropriées, y compris, le cas échéant, la modification des politiques et pratiques de Serene.

COORDONNÉES

Si vous avez des questions, des observations ou des préoccupations concernant la présente politique de confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec Serene à l’adresse suivante : [admin@sereneaccounting.com].

Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier ou de remplacer cette politique de confidentialité à tout moment et à notre seule discrétion. Nous vous invitons à la consulter de temps en temps pour vous assurer que vous avez connaissance de toute mise à jour ou modification de la présente politique de confidentialité. Nous indiquerons en haut de cette Politique de confidentialité la date de sa dernière révision. En continuant à accéder à nos services ou à les utiliser, vous acceptez la politique de confidentialité telle qu’elle a été révisée et vous consentez à l’utilisation de vos données et de vos renseignements personnels à ces fins.